Cuando se trata de planificar un proyecto, la estructura de desglose del trabajo es una de las primeras cosas en las que tiene que trabajar un director de proyecto.
En esta guía, explicaremos qué es una estructura de desglose de trabajo (WBS), cómo crearla y le daremos acceso a plantillas de WBS para varios escenarios. Puede editarlas y exportarlas como SVG e imágenes o compartirlas con sus colegas para colaborar.
¿Qué es una estructura de desglose de trabajo?
La estructura de desglose del trabajo es un instrumento popular de gestión de proyectos. Es un diagrama que ayuda a descomponer los grandes proyectos en partes más pequeñas y manejables que contienen los resultados o productos del proyecto que va a completar.
Es un desglose orientado a los resultados de un proyecto que divide los resultados del proyecto en subresultados y paquetes de trabajo que definen el trabajo, la duración y los costos de las tareas que deben llevarse a cabo.
Tiene una estructura jerárquica. Normalmente, es mejor tener tres niveles de descomposición en un WBS. En el caso de un proyecto más complejo, se puede añadir un cuarto y un quinto nivel.
Beneficios de las estructuras de ruptura de trabajo
- Visualiza el alcance del proyecto, facilitando la planificación
- Facilita la asignación de responsabilidades con precisión al equipo del proyecto
- Ayuda a identificar los hitos del proyecto y los puntos de control
- Ayuda a estimar el tiempo y el costo del proyecto y a asignar recursos
- Visualiza partes importantes de un proyecto y ayuda a identificar áreas de riesgo
- Ayuda a establecer plazos claros para el proyecto y asegurar que ningún trabajo se duplique o se pase por alto
Componentes de una estructura de desglose de trabajo
A continuación se presentan los elementos de una estructura de desglose de trabajo y los términos comunes con los que se puede encontrar al crear una.
Paquetes de trabajo: Estas son las partes más bajas en una estructura de desglose de trabajo. Definen el trabajo, la duración y los costos de las tareas que deben llevarse a cabo para completar los resultados. No deben depender de otros paquetes de trabajo y no deben exceder más de 10 días para completarlos.
Entregables: Los resultados de las actividades o los productos o resultados medibles que habrán creado al final de cada hito.
Reglas que debes seguir cuando diseñas un WBS
A continuación se presentan los principios a los que debe adherirse cuando diseñe una estructura de desglose de trabajo.
- La regla del 100%: Esta regla ayuda al gerente a asegurarse de que todos los esfuerzos del proyecto sean capturados y que nada que no esté relacionado sea incluido en la estructura. Según esto, la suma de las tareas “infantiles” (en cualquier nivel) debe ser igual al 100% de las tareas de los padres.
- Todos los productos y subproductos deben ser mutuamente excluyentes, lo que significa que no deben aparecer dos veces dentro de la estructura de desglose de trabajo. Esto ayuda a evitar la falta de comunicación y la duplicación de tareas.
- La regla 8/80: Según esta regla, los paquetes de trabajo o el trabajo necesario para crear los productos finales no deben durar menos de ocho horas y más de ochenta horas.
- La estructura de desglose del trabajo debe centrarse en los resultados o productos finales y no en las actividades que hay que completar para llegar allí. Concéntrate en el qué y no en el cómo.
Cómo crear una estructura de desglose de trabajo
A continuación hemos enumerado los pasos a seguir para crear una estructura de desglose de trabajo desde cero.
Paso 1: Reúne a tu equipo para identificar los productos y subproductos del proyecto. Esto incluiría a los directores de proyectos y a los expertos en la materia.
Paso 2: Reúna los documentos necesarios, como la , la carta del proyecto, la declaración del alcance del proyecto y el plan de gestión del alcance del proyecto.
Paso 3: Identificar los principales resultados del proyecto. Estos deberían venir en el segundo nivel de su ECP. Los entregables clave serán esenciales para la finalización del proyecto y serán llevados a cabo por equipos independientes – lo que significa que el mismo equipo no trabajará para completar otro entregable.
Paso 4: Con la ayuda de los expertos en la materia, divida los entregables clave en partes más pequeñas de trabajo (paquetes de trabajo) o, en otras palabras, identifique el trabajo necesario para completar cada entregable.
Paso 5: Crear un diccionario PEP que es un documento que incluye la definición y el alcance de los diferentes elementos de su estructura de desglose de trabajo. El diccionario EDT incluiría información como el nombre y la identificación del paquete de trabajo, el nombre de la persona a la que se asigna, la fecha de vencimiento, el coste estimado, etc. Esto ayudará al equipo a entender mejor los paquetes de trabajo.
Paso 6: Puedes crear un PEP usando diferentes formatos como estructuras de desglose de trabajo basadas en texto, estructuras tabulares, o más visuales como diagramas de flujo. Una vez que esté completo, compártelo con el equipo. Una estructura de desglose de trabajo de Creately puede ser rápidamente compartida con el resto de su equipo con un enlace seguro para compartir – una vez compartida, puede colaborar en ella en tiempo real.
Plantillas de estructura de desglose de trabajo
Estructura de desglose de trabajo para la construcción
Estructura de desglose del trabajo para la gestión de proyectos
Plantilla de estructura de desglose de trabajo
Ejemplo de estructura de desglose de trabajo
Cualquier comentario sobre nuestra guía de estructuras de desglose de trabajo
Crear una estructura de desglose de trabajo puede ser una tarea desalentadora. Siga los pasos de esta guía y utilice las plantillas para simplificar su proceso de PEP.
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