Las reuniones pueden convertirse en una pérdida de tiempo, recursos y talento de las personas, si no se planifican y ejecutan adecuadamente. Las reuniones eficaces que realmente cumplen sus objetivos y dejan a los participantes con energía y motivación, requieren suficiente trabajo – o una planificación adecuada.
En este post hablaremos de cómo dirigir una reunión con éxito. También se incluye una lista de herramientas visuales para reuniones que puede utilizar durante las mismas para tomar decisiones, resolver problemas, realizar lluvias de ideas y generarlas.
Pasos para llevar a cabo reuniones eficaces
Antes de convocar una reunión, debe asegurarse que realmente necesite tenerla. Si se trata de un asunto que debes tratar personalmente con un individuo, no reúna a todo el equipo para discutirlo.
Y si cree que puede depender de otros métodos de comunicación, como el correo electrónico, el boletín informativo, etc., para transmitir su mensaje, puede evitar hacer perder el tiempo a sus empleados con otra reunión.
Establecer los objetivos de la reunión
¿Cuál es el objetivo de la reunión? ¿Es para hacer un anuncio especial? ¿Decidir algo? ¿Resolver un problema que está obstaculizando el progreso de su proyecto?
Determinar el propósito de la reunión y establecer un objetivo que se debe alcanzar al final de la misma es el primer paso que hay que dar para planificar una reunión eficaz. Este objetivo ayudará a sentar las bases de un debate bien enfocado.
Lista de asistentes a la reunión
Decida quién debe asistir, teniendo en cuenta su disponibilidad y su capacidad para contribuir al objetivo de la reunión. Puede tratarse de responsables clave de la toma de decisiones, expertos en el tema, personas afectadas por el resultado, etc.
Si alguien no puede acudir a la reunión, pero su aportación sigue siendo necesaria, puede acordar que se conecte con él a través de una teleconferencia u otra herramienta de colaboración en línea.
También hay que seleccionar y asignar las diferentes funciones necesarias para llevar a cabo la reunión, como la de facilitador, cronometrador y registrador, etc.
Crear el orden del día de la reunión
El orden del día es algo que todos los asistentes deben obtener antes de la reunión. Puede enviarlo junto con la invitación a la reunión. De este modo, podrán decidir si su asistencia es necesaria o no.
Debe incluir los puntos de la reunión dispuestos en un orden lógico, y una duración de tiempo realista establecida para cada punto.
A continuación se presenta una plantilla de agenda de reunión creada con Creately. Puede editarlo en línea y personalizarlo para que se ajuste a sus necesidades.
Una vez modificado, puede compartirlo con el resto de los asistentes con un enlace seguro para compartir el diagrama, o incrustarlo con Creately Viewer en su intranet o sitios web internos para que todos puedan acceder fácilmente a él.
Seleccione un lugar adecuado con instalaciones
Dependiendo del tono que quiera dar a la reunión, seleccione un lugar (por ejemplo, una sala de conferencias para un entorno formal). Asegúrese de que está disponible en la fecha y durante el horario que ha seleccionado para la reunión.
No olvide comprobar que todo el equipo necesario para la reunión está disponible también. Esto podría incluir proyectores, pantallas y otras herramientas para videollamadas, etc.
Finalizar con un plan de acción
Crea un plan de acción para asegurarse de que las decisiones tomadas durante la reunión se lleven a cabo después.
Aunque el reportero/registrador puede utilizar una plantilla de plan de acción como la que se muestra a continuación, debe incluir las tareas/acciones, los responsables de llevarlas a cabo y el seguimiento de los elementos de acción.
Herramientas para reuniones productivas
Ahora que hemos visto cómo dirigir una reunión, te presentamos varias herramientas visuales para reuniones que puedes utilizar para distintos fines, como la toma de decisiones, la resolución de problemas y la lluvia de ideas.
Mapas mentales
Los mapas mentales son una gran herramienta para organizar ideas, planificar y tomar notas.
Si se trata de una lluvia de ideas para solucionar un problema, un mapa mental puede ayudar a capturar el flujo libre de pensamientos. Si estás discutiendo un tema, puedes usarlo para profundizar en él.
Y si quiere presentar la información a sus plataformas de reunión de una manera fácil de entender, un mapa mental puede ser una gran opción.
A continuación se explica cómo utilizar los mapas mentales de forma eficaz en una reunión.
Análisis FODA
DAFO son las siglas de Fortalezas, Oportunidades , Debilidades y Amenazas.
Esta herramienta se utiliza para evaluar a las empresas durante la planificación estratégica, las reuniones de planificación de proyectos, etc. También puede utilizarlo para evaluar la eficacia de su departamento, producto, equipo de proyecto o competidor.
¿Necesita saber cómo utilizar eficazmente un análisis FODA?
Diagrama de espina de pescado / 5 porqués
Se trata de herramientas utilizadas en el análisis de la causa raíz.
Mientras que el diagrama de espina de pescado (también conocido como El diagrama de causa y efecto) ayuda a identificar y aislar la causa raíz de un problema, el diagrama de los 5 porqués permite profundizar en un problema y analizar su relación subyacente de causa y efecto.
Consulta nuestra guía definitiva sobre los diagramas de espina de pescado para aprender a aplicarlo.
Diagrama de afinidad
Los diagramas de afinidad le ayudan a reunir y organizar grandes cantidades de datos para identificar patrones y temas. Esto sería muy útil si se está llevando a cabo una reunión para analizar y dar sentido a una gran cantidad de datos recogidos de la investigación, sesiones de lluvia de ideas, etc.
Diagrama de flujo
¿Intenta optimizar un proceso? ¿Identificar los cuellos de botella en su proceso? ¿O diseñar un nuevo proceso? Los organigramas pueden ayudarle con estos fines y muchos más.
Un diagrama de flujo es básicamente una visualización de los pasos del proceso. También puede ayudar a resolver problemas y a tomar decisiones.
Aquí está nuestra guía definitiva de diagramas de flujo para aprender a utilizarlos.
Seis sombreros para pensar
Esta es otra herramienta para garantizar que sus reuniones sean altamente productivas. Los seis sombreros para pensar es una herramienta que permite explorar las diferentes perspectivas de las plataformas de reunión.
Cómo dirigir una reunión : Pautas para una reunión eficaz
Se pide a cada miembro que se ponga los sombreros de diferentes colores (que representan diferentes perspectivas) por turnos y que expresen su opinión sobre el asunto. Aprenda a utilizar la técnica de los seis sombreros pensantes con más detalle aquí.
Aquí tienes otras técnicas visuales de brainstorming que puede utilizar en sus reuniones y debates de grupo.
¿Más consejos sobre cómo dirigir una reunión?
Los pasos que hemos enumerado en este post son más fáciles de seguir y garantizan el éxito. Combínelas con las herramientas que hemos mencionado para garantizar la máxima productividad durante sus reuniones.
¿Qué otros consejos tienes para dirigir una reunión? Compártalos con nosotros en la sección de comentarios.