Los flujos de trabajo sin optimizar son la causa de los proyectos fallidos, la pérdida de ingresos y la desmotivación de los empleados. Sin un flujo de trabajo adecuado, es imposible ser productivo o terminar el trabajo a tiempo. Por eso es necesario racionalizar los flujos de trabajo para mantener las cosas organizadas y despejadas. Este es un paso importante para conseguir que su equipo complete más trabajo en menos tiempo. Siga los siguientes pasos para organizar sus flujos de trabajo y mejorar la eficiencia de su equipo.
Pasos a seguir para agilizar los flujos de trabajo
Paso 1: Crear su equipo
Mejorar el flujo de trabajo es un proyecto en sí mismo. Por lo tanto, es necesario un equipo competente para supervisar y llevar a cabo las diferentes tareas.
Un equipo es más relevante si se trata de una gran empresa con múltiples departamentos y hay procesos organizativos que pueden afectar a todos ellos. En este caso, es importante tener un representante de cada departamento en el equipo del proyecto.
Utilice un organigrama en el que figuren las funciones y el departamento. Puede utilizarlo para resaltar las relaciones de información entre los miembros del equipo durante el proyecto.
Más plantillas de organigramas
Paso 2: Recoger todos los documentos necesarios
Reúna todos los documentos relacionados con sus procesos. Si ya ha documentado sus procesos organizativos, esto será mucho más fácil. Si no lo ha hecho, comience su proyecto de mejora del flujo de trabajo con la documentación de los procesos.
Aquí está nuestra Guía sencilla para la documentación de procesos para ayudarle.
Examine estos documentos de proceso para identificar a los responsables y compruebe cuándo se actualizaron por última vez los procesos o si ya no son viables.
Paso 3: Identificar todos los procesos y flujos de trabajo
Con la ayuda de su equipo multifuncional, puede identificar todos los procesos actuales de su organización.
Además de los miembros del equipo, puede entrevistar a los jefes de departamento, a los responsables de los procesos y a otros directivos de alto nivel para recabar información sobre los flujos de trabajo y asegurarse de que ha enumerado todos los procesos.
Puede crear un mapa mental para enumerar y categorizar o priorizar los procesos y flujos de trabajo.
Plantilla de mapas mentales de mejora del flujo de trabajo ( Haga clic en la imagen para editarla en línea)
Paso 4: Evaluar los flujos de trabajo existentes
Ahora que ha enumerado los flujos de trabajo actuales de su organización y los ha priorizado, es el momento de evaluarlos para identificar las áreas de mejora.
Si ya ha documentado los procesos, es posible que tenga acceso a un mapa de procesos para empezar, pero si no lo tiene, cree un mapa de procesos/ diagrama de flujo de trabajo de los procesos existentes.
Plantilla de mapa de procesos para analizar el estado actual ( Haga clic en la imagen para editarla en línea )
Además, también puede interrogar al personal que lleva a cabo los procesos para recabar información sobre los bloqueos y cuellos de botella en el flujo de trabajo.
Tenga en cuenta la condicione de otros recursos (por ejemplo, ordenadores, máquinas, etc.) que son necesarios para completar el proceso.
Paso 5: Analizar los resultados
Ahora que ya sabe lo que funciona y lo que ralentiza el proceso, es el momento de encontrar soluciones.
Tome cada área que considere como desperdicio y encuentre sus causas de origen. Puede utilizar el Análisis de los 5 porqués o un diagrama de espina de pescado para hacerlo.
Diagrama de espina de pescado para mejorar los flujos de trabajo ( Haga clic en la imagen para editarla en línea )
A medida que identifique las causas raíz, las soluciones se harán evidentes para usted.
También puede utilizar herramientas de análisis de carencias para reconocer las lagunas en sus procesos y elaborar planes de acción para cerrarlas.
¿Quiere más técnicas que pueda utilizar para mejorar sus procesos? Consulte nuestra guía guía de técnicas de mejora de procesos que compara las herramientas Lean y Six Sigma para la mejora de procesos
Paso 6: Crear un mapa del estado futuro
Al marcar las áreas de mejora y eliminar los pasos ineficientes de sus procesos, podrá crear un proceso en su estado ideal. Esto puede llamarse el mapa del estado futuro.
Puede visualizar los pasos de su proceso con otro mapa de procesos. De este modo, todos los miembros de la organización pueden consultarlo para comprenderlo rápidamente.
Obtenga más plantillas de mapas de procesos.
Una vez que el mapa esté listo, revíselo con los propietarios de los procesos, los altos directivos y otras partes interesadas para asegurarse de que son precisos y viables.
Paso 7: Aplicar cambios
Ahora que sabe dónde aplicar los cambios para agilizar los flujos de trabajo y qué procesos debe priorizar, es el momento de aplicar los cambios.
Recuerde actualizar sus documentos de proceso con las versiones actualizadas y compartirlas con el resto de la organización.
Los cambios repentinos que pueda hacer en los procesos tendrían un impacto en sus empleados, así como en sus otras partes interesadas. Por ello, es necesario contar con las herramientas adecuadas para impulsar eficazmente el éxito de la organización.
Consulte nuestra lista de herramientas de gestión de cambios para adaptarse a estas mejoras del flujo de trabajo sin problemas.
¿Qué técnicas utiliza para agilizar los flujos de trabajo?
Independientemente del tamaño de la empresa, es necesario contar con un buen proceso para agilizar los flujos de trabajo a fin de aumentar la eficacia y reducir los costes. En esta guía, hemos cubierto los pasos que debe seguir para agilizar sus flujos de trabajo y aumentar la productividad de sus empleados.
¿Qué otras medidas toma usted para agilizar los flujos de trabajo en su organización? Háganoslo saber en la sección de comentarios más abajo.