Wenn es um die Planung eines Projekts geht, ist der Projektstrukturplan eines der ersten Dinge, an denen ein Projektmanager arbeiten muss.
In diesem Leitfaden erklären wir, was Projektstrukturplan (WBS) ist, wie man einen solchen erstellt und geben Ihnen Zugriff auf WBS Vorlagen für verschiedene Szenarien. Sie können sie bearbeiten und als SVGs und Bilder exportieren oder sie für die Zusammenarbeit mit Kollegen freigeben.
Was ist ein Projektstrukturplan?
Ein Projektstrukturplan ist ein beliebtes Projektmanagement-Werkzeug. Es ist ein Diagramm, das dabei hilft, große Projekte in kleinere und überschaubarere Teile zu zerlegen, die die Projektleistungen oder -ergebnisse enthalten, die es abschließen wird.
Es ist eine ergebnisorientierte Gliederung eines Projekts, die die Projektleistungen in Teilleistungen und Arbeitspakete unterteilt, die den Aufwand, die Dauer und die Kosten für die durchzuführenden Aufgaben definieren.
Es hat eine hierarchische Struktur. Normalerweise ist es besser, drei Ebenen der Dekomposition in einem Projektstrukturplan zu haben. Im Falle eines komplexeren Projekts können Sie eine vierte und eine fünfte Ebene hinzufügen.
Vorteile von Projektstrukturplänen
- Visualisiert den Umfang des Projekts und erleichtert so die Planung
- Erleichtert die genaue Zuweisung von Verantwortlichkeiten an das Projektteam
- Hilft bei der Identifizierung der Projektmeilensteine und Kontrollpunkte
- Hilft bei der Abschätzung von Zeit und Kosten für das Projekt und bei der Zuweisung von Ressourcen
- Visualisiert wichtige Teile eines Projekts und hilft, Risikobereiche zu identifizieren
- Hilft dabei, klare Zeitpläne für das Projekt festzulegen und sicherzustellen, dass keine Arbeiten doppelt ausgeführt oder übersehen werden
Komponenten eines Projektstrukturplans
Nachfolgend finden Sie die Elemente eines Projektstrukturplans und die gebräuchlichen Begriffe, auf die Sie bei der Erstellung eines Projektstrukturplans stoßen können.
Arbeitspakete: Dies sind die untersten Teile in einem Projektstrukturplan. Sie definieren den Aufwand, die Dauer und die Kosten für die Aufgaben, die zur Fertigstellung der Deliverables durchgeführt werden müssen. Sie sollten nicht von anderen Arbeitspaketen abhängig sein und deren Fertigstellung sollte nicht mehr als 10 Tage in Anspruch nehmen.
Leistungen: Ergebnisse der Aktivitäten bzw. die Produkte oder messbaren Ergebnisse, die Sie am Ende jedes Meilensteins geschaffen haben werden.
Regeln, die Sie bei der Erstellung eines Projektstrukturplans einhalten müssen
Im Folgenden finden Sie die Grundsätze, die Sie bei der Gestaltung eines Projektstrukturplans beachten müssen.
- Die 100 %-Regel: Diese Regel hilft dem Manager, sicherzustellen, dass alle Projektaufwände erfasst werden und nichts Unzusammenhängendes in der Struktur enthalten ist. Demnach muss die Summe der “Child”-Tasks (auf jeder Ebene) gleich 100% der Parent-Tasks sein.
- Alle Deliverables und Sub-Deliverables müssen sich gegenseitig ausschließen, d.h. sie sollten nicht zweimal im Projektstrukturplan vorkommen. Dies hilft, Fehlkommunikation und doppelte Aufgaben zu vermeiden.
- Die 8/80-Regel: Nach dieser Regel sollten die Arbeitspakete bzw. der Arbeitsaufwand für die Erstellung der Deliverables nicht weniger als acht Stunden und nicht mehr als achtzig Stunden betragen.
- Der Projektstrukturplan muss sich auf die Ergebnisse oder Deliverables konzentrieren und nicht auf die Aktivitäten, die Sie erledigen müssen, um dorthin zu gelangen. Konzentrieren Sie sich auf das Was und nicht auf das Wie.
Wie so erstellen Sie einen Projektstrukturplan
Im Folgenden haben wir die Schritte aufgelistet, die Sie durchführen müssen, um einen Projektstrukturplan von Grund auf zu erstellen.
Schritt 1: Setzen Sie Ihr Team zusammen, um die Ergebnisse und Teilergebnisse des Projekts zu ermitteln. Dazu gehören die Projektleiter und die Fachexperten.
Schritt 2: Sammeln Sie die notwendigen Dokumente wie die Projektcharta, Projektumfangserklärung und Projektumfangsmanagementplan.
Schritt 3: Identifizieren Sie die wichtigsten Ergebnisse des Projekts. Diese sollten auf der zweiten Ebene Ihres Projektstrukturplans stehen. Die wichtigsten Ergebnisse sind für die Fertigstellung des Projekts unerlässlich und werden von unabhängigen Teams durchgeführt – das heißt, dass das gleiche Team nicht an der Fertigstellung eines anderen Ergebnisses arbeitet.
Schritt 4: Brechen Sie mit Hilfe der Fachexperten die wichtigsten Deliverables in kleinere Arbeitsteile (Arbeitspakete) auf, oder anders gesagt, identifizieren Sie die Arbeit, die zur Fertigstellung jedes Deliverables erforderlich ist.
Schritt 5: Erstellen Sie ein Projektstrukturplan-Wörterbuch, ein Dokument, das die Definition und den Umfang der verschiedenen Elemente in Ihrem Projektstrukturplan enthält. Das Projektstrukturplan-Wörterbuch würde Informationen wie den Namen und die ID des Arbeitspakets, den Namen der Person, der es zugewiesen ist, das Fälligkeitsdatum, die geschätzten Kosten usw. enthalten. Dies wird dem Team helfen, Arbeitspakete besser zu verstehen.
Schritt 6: Sie können einen Projektstrukturplan in verschiedenen Formaten erstellen, z. B. in textbasierten Projektstrukturplänen, tabellarischen Strukturen oder eher visuellen Strukturen wie Flussdiagrammen. Sobald es vollständig ist, teilen Sie es mit dem Team. Ein Creately Projektstrukturplan kann über einen sicheren Freigabelink schnell mit dem Rest Ihres Teams geteilt werden – einmal geteilt, können Sie in Echtzeit daran zusammenarbeiten.
Vorlagen für Projektstrukturpläne
Projektstrukturplan für die Konstruktion
Projektstrukturplan für die Projektverwaltung
Projektstrukturplan-Vorlage
Beispiel für einen Projektstrukturplan
Jede kommentare zu unserem Leitfaden zu Projektstrukturplänen
Das Erstellen eines Projektstrukturplans kann eine schwierige Aufgabe sein. Folgen Sie den Schritten in diesem Handbuch und verwenden Sie die Vorlagen, um Ihren WBS-Prozess zu vereinfachen.
Haben Sie etwas zu teilen? Bitte teilen Sie uns Ihre Meinung im Kommentarbereich unten mit.