Planen Sie eine neue Strategie? Möchten Sie die Kundenzufriedenheit verbessern? Möchten Sie wissen, warum einige Ihrer Projekte scheitern? Die Prozessabbildung ist der erste Schritt, um herauszufinden, wie und warum die oben genannten Fragen zu beantworten sind. In diesem Leitfaden zur Prozessabbildung zeigen wir Ihnen Folgendes:
- Was ist eine Prozesslandkarte?
- Symbole der Prozesslandkarte
- Arten von Prozesslandkarten
- Wie man eine Prozesslandkarte erstellt
- Bewährte Praktiken der Prozessabbildung
- Vorteile von Process Mapping
- Vorlagen für die Prozessabbildung
- Prozessabbildungssymbole (Fortsetzung)
Was ist eine Prozesslandkarte?
Eine Prozesslandkarte zeigt visuell die Schritte einer Arbeitstätigkeit und die Personen, die an der Ausführung der einzelnen Schritte beteiligt sind. Wenn Sie einen Prozess abbilden, zeichnen Sie einfach ein Kästchen für jeden Schritt und verbinden sie mit Pfeilen, um einen Fluss darzustellen. Sie können ein Online-Tool verwenden, um auf einfache Weise eine Prozesslandkarte zu erstellen. Eine grundlegende Prozesslandkarte würde wie folgt aussehen:
Symbole der Prozesslandkarte
Jeder Schritt in einem Prozess wird durch eine Form in einer Prozesslandkarte dargestellt. Diese Formen werden auch als Flussdiagrammformen bezeichnet. Es gibt fast 30 Standardformen, die Sie beim Prozessmapping verwenden können . Wir glauben jedoch, dass es für die meisten Menschen einfacher ist, eine Handvoll der gängigsten Formen zu verwenden.
| Form | Name | Verwenden Sie |
|---|---|---|
| Tätigkeit/Prozess | Zur Darstellung eines Schrittes/einer Aktivität eines Prozesses | |
| Decision | Eine Entscheidung darstellen, die getroffen werden muss | |
| Anfang/Ende | Um den Beginn und das Ende eines Prozesses darzustellen | |
| Pfeil | Zur Darstellung der Verbindung zwischen zwei Schritten und der Flussrichtung | |
| Dokument | Zur Darstellung von Daten oder Informationen, die von Menschen gelesen werden können |
Der vollständige Satz von Prozesslandkarten/Ablaufdiagrammen befindet sich am Ende dieses Leitfadens.
Arten von Prozesslandkarten
Nachfolgend finden Sie eine Liste der verschiedenen Arten von Prozesslandkarten mit einer kurzen Beschreibung und der Frage, wann Sie sie verwenden können. Wählen Sie die Art der Prozesslandkarte, die für Ihr Ziel am besten geeignet ist.
Grundlegendes Flussdiagramm
Ein grundlegendes Flussdiagramm ist eine einfache Karte, die die Schritte eines Prozesses einschließlich seiner Ein- und Ausgänge visualisiert. Dieses wird verwendet, um:
- neue Projekte zu planen
- einen Prozess zu modellieren und zu dokumentieren
- Probleme zu lösen
- den Teams zu helfen, Ideen besser zu kommunizieren
- Arbeitsabläufe zu analysieren und zu verwalten
Wie es angewandt wird: Hier ist die ultimative Anleitung zum Zeichnen von Flussdiagrammen.
Prozesslandkarte Top-Down
Dies wird auch als Karte der Wertschöpfungskette oder als Top-down-Karte bezeichnet. Sie zeigt die Kernaktivitäten eines Prozesses. Sie geht nicht sehr detailliert auf die Entscheidungspunkte, die Überarbeitungsschleife, die beteiligten Rollen usw. ein. Dieses wird verwendet, um:
- Geschäftsprozesse zu entwerfen und zu definieren
- die wichtigsten Schritte und Details eines Prozesses zu identifizieren
Wie es angewandt wird:
- Die grundlegendsten Schritte des Prozesses auflisten (nicht mehr als 5-6 Schritte)
- Sie waagerecht ordnen
- Jeden Teilschritt (wiederum nicht mehr als 5-6 Schritte) unter den Hauptschritten auflisten
Detaillierte Prozesskarte
Ein Flussdiagramm, das eine Drilldown-Version eines Prozesses zeigt. Das bedeutet, dass alle Details der Teilprozesse in dieser Art von Karte enthalten sind. Dieses wird verwendet, um:
- alle Details (Inputs und Outputs) zu einem Prozessschritt anzugeben
- die Entscheidungspunkte innerhalb eines Prozesses zu dokumentieren
Wie es angewandt wird:
- Prozessgrenzen festlegen
- Was ist der Auslöser für den Prozess? Verwenden Sie einen SIPOC, um Prozesseingaben zu identifizieren
- Ermitteln Sie, was unmittelbar nach jeder Eingabe passiert (fragen Sie wiederholt “Was passiert als Nächstes?”, bis Sie zur Ausgabe gelangen)
Funktionsübergreifendes Flussdiagramm
Ein Flussdiagramm, das die Beziehungen zwischen den Prozessschritten und den dafür verantwortlichen Funktionseinheiten (Teams/Abteilungen) mit Swim Lanes darstellt. Es ist auch als Flussdiagramm für die Bereitstellung bekannt.
- die für den Prozess verantwortlichen Schlüsselrollen und ihre Beziehungen zueinander zu ermitteln
- aufzuzeigen, wie ein Prozess über Unternehmensgrenzen hinweg abläuft
- potenzielle Prozessfehler, Redundanzen, Verzögerungen, Nacharbeit, übermäßige Inspektionen usw. zu ermitteln.
Wie es angewandt wird:
- Zusammenstellung eines kompetenten und relevanten funktionsübergreifenden Teams
- Identifizierung von Interessengruppen
- Auflistung der Prozessbeteiligten (je nachdem, wie nahe sie dem Prozesskunden stehen), beginnend mit dem Prozesskunden
- Swim-Lanes hinzufügen, um die Spalten zwischen den einzelnen Akteuren zu trennen
- Schritte hinzufügen, die von den einzelnen Akteuren in ihrer jeweiligen Schwimmspur durchgeführt werden
- Schritte mit Pfeilen verbinden, um den Ablauf zu verdeutliche
SIPOC
SIPOC zeigt die Schlüsselelemente eines Prozesses wie Lieferanten, Inputs, Prozess, Outputs und Kunden. Wann zu verwenden:
- um die Schlüsselelemente eines Prozesses zu identifizieren, bevor eine detaillierte Abbildung erstellt wird
- den Umfang komplexer Prozesse zu definieren
- kann in der Messphase der DMAIC-Methodik verwendet werden
Wie man zeichnet:
- Zeichnen Sie eine Tabelle mit 5 Spalten für Lieferanten, Inputs, Prozess, Outputs und Kunden
- Beginnen Sie mit der Abbildung des Prozesses in 5-6 großen Schritten
- Identifizieren Sie die Outputs
- Identifizieren Sie die Kunden
- Identifizieren Sie die Inputs des Prozesses
- Identifizieren Sie die Lieferanten der einzelnen Inputs
- Überprüfung des SIPOC-Diagramms mit dem Projektleiter und anderen Beteiligten
Wertstromkarte
Wertstromkarten veranschaulichen den Material- und Informationsfluss, der erforderlich ist, um Ihr Produkt zum Kunden zu bringen. Wann zu verwenden:
- zur Aufzeichnung von Messungen der Ein- und Ausgänge von Prozessschritten
- verschwendung innerhalb und zwischen Prozessen zu identifizieren
- dokumentieren, Analysieren und Verbessern des Informations- und Materialflusses
- einblick in die Entscheidungsfindung und den Prozessablauf zu erhalten
- zu ermitteln, worauf sich künftige Projekte oder Teilprojekte konzentrieren sollen
Wie man zeichnet: Hier ist ein umfassender Leitfaden zur Wertstromanalyse, der Ihnen zeigt, wie Sie sie zeichnen können. Beachten Sie, dass Wertstromkarten andere Formen haben, aber die Prinzipien der Prozessabbildung bleiben die gleichen.
Wie man eine Prozesslandkarte erstellt – Schritte der Prozesslandkarte
Jetzt, da Sie wissen, was Prozessabbildungssymbole sind und welche Arten von Prozessabbildungen es gibt, sind Sie bereit, eine Prozessabbildung zu erstellen? Hier sind die Schritte, die Sie befolgen müssen,
Schritt 1: Identifizieren Sie den Prozess, den Sie abbilden müssen
Entscheiden Sie, wo Sie anfangen wollen. Liegt es am Prozess, der nicht die gewünschte Leistung erbringt? Ist es der Prozess, der für Ihre neue Strategie wichtig ist? Oder ist es der Prozess, der sich direkt auf die Kundenzufriedenheit auswirkt? Und dann geben Sie ihm einen Namen.
Schritt 2: Stellen Sie das richtige Team zusammen
Der Beitrag aller am Prozess Beteiligten ist notwendig, um sicherzustellen, dass Sie bei der Abbildung des Prozesses alle Aspekte abdecken. Das richtige Team sollte diejenigen umfassen, die den Prozess durchführen und verwalten und den Input liefern.
Schritt 3: Sammeln Sie alle notwendigen Informationen
- Wo beginnt und wo endet der Prozess?
- Was sind die Schritte zwischen diesen beiden Punkten?
- Was sind die Inputs und die Outputs des Prozesses?
- Wer macht was? Wann, wo und wie?
Schritt 4: Organisieren Sie die Schritte in einer sequenziellen Reihenfolge
Bitten Sie Ihr Team, die einzelnen Schritte von Anfang bis Ende in eine Reihenfolge zu bringen.
Schritt 5: Zeichnen Sie die Baseline-Prozesslandkarte
Zeichnen Sie eine Prozesskarte, die den aktuellen Stand der Dinge zeigt. Beachten Sie die <Best Practices für die Prozessabbildung>.
Schritt 5: Analysieren Sie die Karte, um Bereiche mit Verbesserungsbedarf zu finden
Ermittlung von Ineffizienzen und Engpässen innerhalb der Prozesse. Welche Schritte sollten eliminiert werden? Wo können Sie Verbesserungen vornehmen?
Schritt 6: Verbesserungen umsetzen und überwachen
Führen Sie die Verbesserungen zunächst in kleinerem Maßstab durch. Wenn sie besser funktionieren, können Sie sie in größerem Maßstab anwenden. Überwachen Sie den neuen und verbesserten Prozess, um zu sehen, wie er funktioniert und ob er weiter optimiert werden muss.
Bewährte Praktiken der Prozessabbildung
- Bevor Sie die Prozessschritte festlegen, sollten Sie zunächst den Anfangs- und Endpunkt des Prozesses bestimmen. Dies hilft bei der Festlegung von Grenzen
- Gestalten Sie Ihre Prozesslandkarten so einfach und leicht wie möglich, damit sie von jedem in Ihrem Unternehmen gelesen und verstanden werden können
- Tragen Sie nur die notwendigen Details in Ihre Karte ein. Nicht weniger oder mehr als nötig, um verbesserungsbedürftige Bereiche zu ermitteln
- Achten Sie darauf, dass Sie beim Zeichnen der Prozesslandkarte die richtigen Symbole verwenden, um Verwechslungen zu vermeiden
- Beziehen Sie alle wichtigen Interessengruppen in die Darstellung des Prozesses ein, um zu vermeiden, dass wichtige Informationen oder Schritte übersehen werden
- Verwenden Sie eine Software zur Abbildung von Geschäftsprozessen, mit der Sie schnell zeichnen und mit Ihrem Team in Echtzeit zusammenarbeiten können, um die Effizienz zu steigern
Weitere Best Practices für die Prozessabbildung?
Vorteile des Prozessmappings
Da Sie bereits über Prozessmapping gelesen haben, kennen Sie vermutlich zumindest ein paar Vorteile davon. Lesen Sie diesen Abschnitt jedoch aufmerksam, denn er wird Ihnen helfen, andere zu überzeugen!
- Erleichtert das Verständnis und die Kommunikation des Prozesses zwischen Teams, Interessengruppen und Kunden
- Dient als nützliches Instrument für Szenario-Tests und Was-wäre-wenn-Bewertungen
- Kann als Marketinginstrument verwendet werden, um Ihren Investoren oder Industriekunden zu beweisen, dass Ihre Geschäftsprozesse zuverlässig sind
- Ist eine Voraussetzung für viele Arten von Normen und Zertifizierungen wie ISO 9000
- Macht die Prozessdokumentation leserfreundlicher
- Verbreitet das Bewusstseins für die Rollen und Verantwortlichkeiten der Beteiligten
- Hilft bei der Identifizierung von Schwachstellen im Prozess und von Stellen, an denen Verbesserungen vorgenommen werden sollten
- Hilft den Teams bei der Ideenfindung für Verbesserungen oder neue Veränderungen, die zur Bewältigung von Herausforderungen wie Mitarbeiterbindung, Umsatzrückgang usw. beitragen.
- Hilft, die mit der Entwicklung von Produkten und Dienstleistungen verbundenen Kosten zu senken
- Verbessert die Teamleistung und die Mitarbeiterzufriedenheit
- Kann als Lernmaterial für die Schulung neuer Mitarbeiter verwendet werden
- Hilft, die Effizienz von Arbeitsprozessen zu messen
Vorlagen für Prozesslandkarten
Nachfolgend finden Sie einige Prozesslandkartenvorlagen, die Sie online mit dem Creately-Editor bearbeiten können.
Vorlage 1
Vorlage 2
Symbole für die Prozessabbildung (Fortsetzung)
Zusätzlich zu den bereits besprochenen Grundsymbolen werden bei der Prozessabbildung auch die folgenden Symbole verwendet. Prozess-/Vorgangssymbole
| Form | Name | Verwenden Sie |
|---|---|---|
| Vordefinierter Prozess / Unterprogramm | Zur Darstellung eines bereits vordefinierten Prozesses | |
| Alternatives Verfahren | Zur Darstellung eines Prozessschritts, der eine Alternative zum normalen Prozessschritt ist | |
| Verzögerung | Zur Darstellung einer Verzögerung oder einer Pause vor der Fortsetzung des Prozessablaufs | |
| Manuelle Schleife | Zur Darstellung automatisierter Schritte, die manuell gestoppt werden müssen | |
| Vorbereitung | Etwas darstellen, das im Prozess geändert oder angepasst werden muss, bevor es weitergeht |
Verzweigung und Steuerung von Ablaufsymbolen
| Form | Name | Verwenden Sie |
|---|---|---|
| On-Page-Verbinder | Zur Darstellung eines Prüfpunktes im Prozessablauf | |
| Off-Page-Verbindung | Zur Darstellung von Querverweisen und Links zu einem Prozess von einem anderen Prozess auf einer anderen Seite | |
| Merge | Um einen Schritt darzustellen, der mehrere Schritte zu einem einzigen zusammenfasst | |
| Auszug | Zur Darstellung eines Prozesses, der in parallele Pfade unterteilt ist | |
| Or | Zur Darstellung der ‘oder’-Logik | |
| Und | Zur Darstellung der ‘und’-Logik |
Eingabe- und Ausgabesymbole
| Form | Name | Verwenden Sie |
|---|---|---|
| Daten | Zur Darstellung der Eingaben und Ausgaben des Prozesses | |
| Mehrere Dokumente | Um mehrere Dokumente darzustellen | |
| Anzeige | Darstellung von Daten, die auf einem Bildschirm oder einer Anzeige zu lesen sind | |
| Manuelle Eingabe | Zur Darstellung von Prozessschritten, die manuell von einer Person ausgeführt werden |
Symbole für die Speicherung von Dateien und Informationen
| Form | Name | Verwenden Sie |
|---|---|---|
| Gespeicherte Daten | Zur Darstellung gespeicherter Daten | |
| Datenbank | Zur Darstellung einer Datenbank | |
| Direktzugriffsspeicher | So stellen Sie ein Festplattenlaufwerk dar | |
| Interner Speicher | Ein internes Speichergerät darstellen |
Symbole für die Datenverarbeitung
| Form | Name | Verwenden Sie |
|---|---|---|
| Sammeln Sie | Darstellung eines Schritts, bei dem die Daten auf eine standardisierte Weise organisiert werden | |
| Sortieren | Zur Darstellung der Sortierung von Gegenständen in einer bestimmten Reihenfolge |
Was denken Sie über den Leitfaden zur Prozesslandkarte?
Prozesslandkarten sind nicht nur ein wichtiger Bestandteil der Prozessdokumentation, sondern auch eine beliebte Methode zur Verbesserung von Geschäftsprozessen. Folgen Sie dem Leitfaden zur Erstellung effizienter Geschäftsprozesslandkarten und teilen Sie uns Ihre Bedenken mit, auch wenn es sich um eine andere Prozessabbildungstechnik handelt, die Sie persönlich verwenden. In unserem nächsten Leitfaden werden wir uns mit Diagrammen befassen, die für eine effizientere Personalverwaltung verwendet werden können.